Estándares documentales

De Nomono
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Julián Rey. Programa disponible aquí

Clase

Calidad.

Planear hacer, verificar, actuar. PHVA.

Lectura: Historia de la calidad disponible aquí

Archivo de gestión, central e histórico.

Control estadístico.

Lectura Historia de la calidad

  • Primera generación: Control de calidad por inspección. Encontrar productos defectuosos.
  • Segunda generación: Aseguramiento de la calidad. Empiezan los controles estadísticos de calidad. Controlando el proceso, se garantiza la calidad del producto. Se empieza a hablar de bienes y servicios.
    • Documentación de procesos. Aparece el Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
  • Tercera generación: El proceso de calidad total. Calidad no sólo en manofactura, sino en todos los procesos de la organización. Deja de ser control para convertirse en estratégia. Trabajo en equipo.
  • Cuarta generación: Mejora de la calidad total. El factor humano juega un papel importante. Generación de conocimiento própio. Proyectos interdisciplinarios e interáreas.

Evaluar lo que se tiene y deshechar lo innecesario. Quitar cargas con "cáscaras" :P

Feigenbaum habla de tres categorías de las etapas:

  • Control de nuevos diseños
  • Control de materiales de insumo
  • Control de producto y proceso

"Definición de Control Total de la Calidad (CTC), es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organización para la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la superación de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles fabricación y servicio, a satisfacción completa del consumidor y al nivel más económico." pg. 28

Habla de hacer el trabajo bien, sin reprocesos, a la primera vez.

Deming creo el círculo PHVA (plan, do, check, action). Además de agregar clima de acción favorable.

  • Proyectos a largo plazo con inversión en innovación, educación e investigación.
  • No llegar a la revisión total, sino a la mejora de productos.

Lo que se encesita para un proyecto, reducción de desperdicio y aumento de calidad:

  • Logística
  • Ingeniería
  • Métodos
  • Mantenimiento
  • Instrumentos
  • Mediciones

ventas, métodos de distribución, contabilidad, recursos humanos, servicio a clientes

Semana 5

Deming: Convencer y comprometer a la gente

Procesos archivísticos

  • Producción.
    • Desde la producción puede valorar los documentos. Primarios y secundarios (ciclo vital del documento)
      • Primarios: Fiscales, administrativos, jurídicos, legales, contables,
      • Secundarios: Históricos,
  • Recepción
  • Distribución
  • Trámite
  • Organización
    • Aquí va la decisión de perforar, lugar.
  • Consulta
  • Conservación
  • Disposición final

Tipos de documentos para comprar material en una empresa

  • Solicitud
  • Contratación
  • Cuadro comparativo
  • Autorización
  • Orden de compra
  • Revisión
  • Factura
  • Comprobante
  • Registro contable
  • Consignación bancaria
  • Balance

Acta Es legal, sirve para procesos disciplinarios. Tiene las siguientes partes.

  • Fecha
  • Número de acta
  • Asistentes
  • Agenda
  • Desarrollo
  • Compromisos
  • Firma

Características de los documentos:

  • Intrínsecas: Tipo de letra. El contenido del documento, las especificaciones. Todo lo que va en el interior del documento. //Puede salir en un parcial que debamos corregir los errores del documento, errores ortográficos, tachones, datos inconsistentes.
  • Extrínsecas: Se refiere al soporte, el medio en el cual registro la información: Tipo y tamaño de papel, gramaje, color de la tinta. El margen al lado izquierdo para perforar (4 cm a la izquierda). Si un documento tiene perforado algo de información, pierde integridad.

La norma ISO 15489 para generación de documentos menciona la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

El Archivo General de la Nación recomienda no perforar.

Repaso del ciclo vital del documento

  • Ciclo vital del documento (Ley 594 de 2000)
    • Archivo de gestión (producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, Conservación)
      • Valores documentales
        • Primarios: Administrativas, fiscales, contables, legal y técnico
    • Archivo central (debe cumplir tiempo de retención) (distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final)
      • Valores documentales
        • Primarios: Administrativas, fiscales, contables, legal y técnico
    • Archivo histórico (organización, consulta, Conservación, disposición final)
      • Valoración secundaria
        • Histórico, cultiral y científico

Además se necesitan herramientas como:

  • Tablas de retención
  • Tablas de valoración
  • Fondo acumulado
  • Documentación de proceso archivístico
  • Ojalá se pueda hacer estándares documentales

Flujos documentales

Viene en el manual de oprocesos y procedimientos. Es un diagrama de flujo, sirve para verificar la secuencia de los documentos, como mecanismo de control (en el cuadro de pregunta).


Calidad: Todas las etapas del proceso, La calidad la establece el usuario.

Semana 7

Leer normas ISO 15489 Leer capítulo 1,2,3 de la ley ISO 15489-1:2001(E), y según el profe aprendernos de memoria 7,8,9

Semana 8

Revisión de las normas ISO 15489 http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/244/300

7- Características de sistemas de gestión de archivo

8- Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo

  • Fiabilidad
  • Integridad
  • Conformidad: Donde se evalúa un proceso
  • Exhaustividad: Gestionar la totalidad de los documentos del archivo
  • Carácter sistemático

Sistemas de ordenamiento de archivos

  • Alfabético
  • Cronológico
  • Mixto
  • Alfanumérico

1200 Kg pesa un metro cuadrado de archivo o biblioteca

Semana 9

8.4. Metodología para el diseño y la implementación

Pg. 21

Identificación de estrategias para cumplir los requisitos

  • Diseño de políticas
  • Normas
  • Procedimientos
  • Prácticas

Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo

  • Los procesos de archivo faciliten

Preguntarse: ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?

Si no funciona hay que rediseñar la parte operacional del sistema.

Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo

  • Se debe realizar de forma sistemática
  • Articulado con la entidad

Revisión del sistema

  • Rendimiento
    • Se mide con controles estadísticos
      • Se realizan entrevistas a directivos
      • A empleados
      • Observación
        • Observar el sistema en funcionamiento
  • Proceso integral (como el pan) y contínuo
    • Que esté comprometido con los objetivos de la organización
    • Revisar manuales de procedimiento
    • Material didactico
      • Videos cortos
      • Match
      • Intranet
      • Campañas publicitarias
      • Correos

8.5. Suspensión de los sistemas de gestión de documentos de archivo

pg. 22

Cuando no se pueden agregar más documentos al archivo, aunque se pueden consultar. Cuando se acabe una empresa

  • Plan de conservación
    • Integridad
    • Autenticidad, etc.

9.Procesos y controles de la gestión de documentos de archivo

9.1 Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema

  • Enmarcado en la ley
  • Rendición de cuentas
  • Riesgo de la inexistencia del documento

Semana 10

9. Procesos y controles de la gestión de documentos de archivo

9.1. Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema

9.2. Establecimiento de los plazos de conservación

9.3. Incorporación de los documentos

Para incorporar un documento se debe justificar que el documento hace parte de las actividades de la organización

Catalogar es en biblioteca. En archivo se describe, para crear índices a los puntos de acceso

Al escribir proyectos se deben presentar verbos que puedan medirse. En infinitivo.

"...la organización en una estructura y secuencia lógicas..." eso es Principio de procedencia y orden original.

Importante: Ver quienes han accedido al documento.

9.4. Registro

9.5. Clasificación

Series documentales: Agrupamiento de documentos. No se menciona en la norma. "el establecimiento de vínculos entre documentos de archivo individuales que reunidos proporcionan una representación continua de la actividad;"

En cada párrafo se pueden sacar definiciones del glosario de la ley 594 del 2000 del Archivo General de la Nación

Semana 11

9.10. Documentación de los procesos de gestión de documentos de archivo

Disposición final

10. Supervisión y auditoría

Semana 14

Revisión de http://archivonorma.com/ sobre correspondencia y comunicaciones internas. Revisión de digitalización.

Guía de archivo y correspondencia

Consejo: Los sellos deben mantenerse bajo llave, pueden falsificarse documentos. En la UAN pasó por sacar tarjetas de crédito, necesitaban certificados laborales con salarios inflados.

La tinta negra se usa para garantizar la nitidez al digitalizar.

El Análisis de optimización tecnológica puede servir para ahorrar dinero. Ejemplo: Extractos enviados por correo electrónico en vez de por certificado. Lo del medio ambiente en realidad ahorra mucho dinero.

Revisión de la Revista Española de Documentación Científica. Buscar la sección "Normas" (ISO) lo relacionado con bibliotecas y archivos. Recuperar las normas para hacer inventario de estas normas.

Podríamos hacer un "club de revistas" para discutir un tema y las últimas publicaciones realizadas.

En archivos no hay algo como el MARC para bibliotecas. Lo más parecido es Dublin Core. ISAD-G

Tareas

Para el 2 de mayo

Conservación en documentos físicos y digitales. humedad relativa, medio ambiente, norma técnica colombiana.

Para el Lunes 28 de Marzo

Cinco pregutas sobre la norma ISO

Definiciones

(copiadas textualmente)

  1. Norma ISO 15489: "una guía para la gestión de los documentos de archivos. Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, deben poseer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión. ISO 15489" http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm
  2. Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/ley_594.pdf
  3. Acuerdo 060 (correspondencia): Para entidades públicas y privadas que cumplen funciones oficiales http://www.slideshare.net/scarchivistas/acuerdo-060-de-2001-administracin-de-correspondencia

Procesos archivisticos: http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

  1. Producción Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
  2. Recepción Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  3. Distribución Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  4. Trámite Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
  5. Organización Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
  6. Consulta Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
  7. Conservación Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
  8. Disposición final Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
  • Leer las primeras 5 páginas
  • Para el 23 de febrero traer algunos tipos documentales (facturas, actas, etc.)

Formato de entrega para las salas de cómputo

1. Características intrínsecas 2. Características extrínsecas 3. Valoración documental 4. Ventajas archivísticas 5. Desventajas archivísticas
Contiene datos de préstamo de una sala de cómputo de la universidad.

Pide datos como fecha, hora de entrada, hora de salida, número de equipos, nombre del profesor, curso, si usa videoproyectos y firma.

Tiene el logo de la universidad. Debería tener un campo que se refiera al uso de cotrol para el videoproyector para el registro de su uso. Una persona podría no usar el control.

Tiene un campo de observaciones al respaldo de la hoja.

Tiene campos de diligenciamiento manual. La firma le da validez a cada registro.

Va acompañado de un proceso de registro en las salas de préstamo.

La entidad productora es la oficina de tecnología y sistemas, no es explícito en el documento.

El documento está impreso en tinta negra, en hojas de tamaño carta blancas. La impresión está hecha de forma vertical. 75 gr. Es documento de gestión porque está en constante consulta y manipulación.

Es de tipo administrativo, legal (valores primarios) y académico (valor secundario).

Es de fácil identificación, la información que registra puede diligenciarse fácilmente No tiene cuatro centímetros establecidos en las normas ICONTEC para archivarlo.

El documento no tiene protección, al ser manipulable puede dañarse con facilidad.

Los campos para su diligenciamiento son muy pequeños.